Mitarbeiter entlasten: Stress - Weniger Aufwand - mehr Ertrag.
Mitarbeiter entlasten mit der Aufgabeninventur

Sie führen ein Team, das an der Leistungsgrenze angekommen ist? Oder wollen Sie die vielen aus Kapazitätsgründen liegen gebliebenen Projekte anpacken und durchstarten? Dann zeige ich Ihnen hier die Aufgabeninventur, mit der Sie sich und Mitarbeiter entlasten und so durchschnittlich 40 Prozent Freiraum schaffen.

Wenn Sie und Ihr Team überlastet sind, ist das keine Ausnahme, sondern der Normalfall. Nicht zufällig steigen die Burnoutzahlen und psychische Erkrankungen nehmen zu (40 Prozent innerhalb von 10 Jahren lt. DAK-Report). Warum ist das so?

 

Gründe der Überlastung

Führungskräfte-Coaching bei Stress und BurnoutWarum sind Mitarbeitende überlastet? – Oft schleichen sich Aufgaben ein, die ursprünglich sinnvoll waren, deren Grund dann aber weggefallen ist. Aus Gewohnheit halten wir an diesen Aufgaben fest.

Ein weiterer Grund ist überzogenes Kontrollbedürfnis, weil Führung – nicht nur der direkte Vorgesetzte – zu wenig Vertrauen in die Mitarbeitenden hat. Gerade ausufernde Berichtspflichten sorgen für oft sinnlose Arbeit, die wertvolle Ressourcen bindet.

Ein wesentlicher, dritter Grund ist, dass die Ziele und die Vision des Verantwortungsbereiches nicht klar sind. Bei dieser Unklarheit können Mitarbeitenden und Vorgesetzte nicht Nein sagen. Wir wissen nicht, ob es vielleicht doch wichtig ist.

Mitarbeiter entlasten hat Nebenwirkungen

„Ich bin Controller.“ oder „Ich bin Leiter der Instandhaltung.“ – mit diesen Sätzen formulieren Stelleninhaber, wer sie sind. Sie identifizieren sich mit ihrer Funktion. Sie sind dieser oder jener Beruf. Das ist erst einmal sehr gut, führt aber bei der Aufgabeninventur möglicherweise zu einer Sinnkrise.

Wollen Sie Mitarbeiter entlasten und nehmen ihnen eine Aufgabe weg, nehmen Sie ihm auch ein Stück seiner Identität. Das erzeugt Widerstand. Identität ist immer stabiler als Verhalten. 

Mitarbeiter entlasten – warum?

Hier nenne ich nur ein paar wenige Gründe:

  • Mitarbeiter sind überlastet und leisten nicht unerheblich Mehrarbeit.
  • Krankenquote ist zu hoch.
  • Fehlerhäufigkeit ist zu hoch.
  • Kreativität zu niedrig.
  • Fachkräftemanagel, der zu Produktionsausfall oder zum Ablehnen von Aufträgen führt.
  • Keine Kapazitäten für Projekte, die längst schon einmal angegangen werden müssten.

Grundprinzipien Neurologischer Führung

Mitarbeiterfreunde - Neurologische FührungSystem Neurologische Führung - MARCUS HEIN - Akademie für Neurologische FührungZwei Grundprinzipien der Neurologischen Führung, die wesentlich zur Motivation, Mitarbeiterbindung und damit zum Erfolg Ihres Teams beitragen, sind treibende Kraft der Aufgabeninventur: Fokussierung und Sinnhaftigkeit

Fokussierung

Oft geraten die eigentlichen Ziele und die Vision des Verantwortungsbereiches aus dem Blickfeld. Dann ist mal dieses und mal jenes wichtig. Die Energie verteilt sich auf zu viele Aspekte. Damit wird Prioritätensetzung schwierig, Mitarbeitende verlieren die Orientierung. Fokussierung und Konzentration auf das Wesentliche bündelt die Energie, um überdurchschnittliche Erfolge zu bewirken.

Sinnhaftigkeit

Mitarbeiter engagieren sich überdurchschnittlich, wenn diese überwiegend sinnerfüllte Aufgaben erledigen. Sie identifizieren sich mit solchen Aufgaben viel intensiver. Aufgaben, die sich eingeschlichen haben, die wir „schon immer so gemacht“ haben, denen fehlt oft dieser wahre Sinn. Diese Aufgaben systematisch auszusortieren schafft mehr Sinn, für den Mitarbeitende morgens aus dem Bett springen.

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Mitarbeiter entlasten mit der Aufgabeninventur

Aufgabeninventur - Für hohe ProduktivitätWie funktioniert die Aufgabeninventur? Hier eine kurze Darstellung:

  1. Klären Sie die Ziele Ihres Teams, vorzugsweise auf Basis einer inspirienden Vision für Ihren Verantwortungsbereich.
  2. Reduzieren Sie diese Ziele auf maximal 3 bis 5 wirklich wichtige Ziele und stimmen Sie diese ggf. mit vorgesetzten Stellen bzw. internen Stakeholdern ab.
  3. Nehmen Sie zunächst Ihre eigene ToDo-Liste. Fragen Sie jetzt sehr konsequent für jede einzelne Aufgabe, ob diese auf Ihre Ziele einzahlt. Wenn nicht sollten Sie diese konsequent streichen. Im übrigen können Sie hier mit klar formulierten  Zielen viel begründeter Nein zu Zusatzaufgaben oder Gefälligkeiten sagen.
  4. Nehmen Sie jetzt Ihren Kalender. Fragen Sie konsequent für jeden einzelnen Termin, ob dieser auf Ihre Ziele einzahlt. Tut er das nicht, streichen Sie den Termin. – Jetzt höre ich schon Widerstand: „Ich muss ja auch Termine wahrnehmen, damit andere ihre Ziele erreichen oder weil es mein Vorgesetzter will.“  Falls Sie dieses Thema haben, sollten Sie hier über Effiziente Meetings lesen.
  5. Zum Schluss stöbern Sie noch einmal in Ihrem Tagesablauf. Gibt es da noch Termine, Gespräche, Wege oder Sonstiges, das Ihre Arbeitszeit frisst, aber nicht auf Ihre Ziele einzahlt? Dann denken Sie auch darüber konsequent nach.
  6. Machen Sie die Schritte 1 bis 5 gerne auch mit Ihren Mitarbeitenden zusammen. Wenn irgend möglich, nehmen Sie sich dazu eine Auszeit von ein bis zwei Tagen. Diese amortisieren sich binnen kürzester Zeit, selbst wenn sie diese Tage extern moderieren lassen.

Bei der Aufgabeninventur werden Sie auch auf Aufgaben stoßen, die der Netzwerkbildung oder Mitarbeiterführung dienen. Ein Mitarbeitergespräch zahlt nicht unmittelbar auf Ihre Ziele ein. Und dennoch ist Ihnen dieses Gespräch wichtig. Jemandem beim Aufräumen des Meetingraumes zu helfen, kann Mauern einreißen und Wege bahnen, die an anderer Stelle wichtig werden. Seien Sie also konsequent, aber nicht radikal.

 

Haben Sie Fragen?

  • Schreiben Sie Ihre Frage gerne unten in die Kommentare. Oder:
  • Schreiben Sie mir eine eMail unter info@marcus-hein.de.

Teilen Sie gerne auch Ihre persönlichen Erfahrungen mit diesem Thema in den Kommentaren.

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