Effektivität stellt die Frage, was zu tun ist. Damit ist auch die Frage verbunden, was nicht (mehr) zu tun ist. Tatsächlich sammeln sich im Laufe der Zeit eine Menge Aufgaben an, die einfach fortgeführt werden, obwohl sie unsinnig oder längst überholt sind oder auf keines der angestrebten Ziele einzahlt.
Ich erinnere mich an eine Statistik, die ich konzernintern zu erstellen hatte, als wir in Kurzarbeit waren. Tagtäglich hatte ich recht umfangreich die ausgefallenen Arbeitszeiten an eine übergeordnete Konzerneinheit zu melden. Das war sehr aufwändig und musste von Hand erstellt werden. Eines Morgens vergaß ich, diese Statistik abzugeben – und prompt: Es passierte nichts. Auch nicht am nächsten Tag. Also vergaß ich den statistischen Bericht. Bis heute hat sich niemand danach erkundigt. Das, was so unglaublich wichtig war und „von oben“ angefragt, interessierte Niemanden wirklich.
Effizienz stellt die Frage, wie eine Aufgabe mit möglichst wenig Aufwand erledigt wird. Reduzierung, Automatisierung und Digitalisierung sind ein paar Methoden und Werkzeuge, die Effizienz erzeugen.
Effektivität VOR Effizienz.
Kennen Sie sogenannte Übersprungshandlungen? Sie müssen eigentlich etwas ganz dringend erledigen, alles in Ihnen sträubt sich aber dagegen. Jetzt räumen Sie als erstes Ihr Büro auf, legen angesammelte Dokumente ab, sortieren die Dateiablage auf dem Server oder mähen den Rasen. Man kann Ihnen Faulheit nicht vorwerfen. Und würde man Sie beobachten, wäre man vielleicht sogar ob Ihres Fleißes tief beeindruckt.
Hier geht es aber noch ein wenig weiter: Sie haben eine Aufgabe und Sie überlegen, wie Sie diese möglichst effizient erledigen können. Vielleicht schreiben Sie eine geniale Excel-Tabelle mit Verknüpfungen, Importen und kompliziertesten Berechnungen. Jetzt brauchen Sie nur ein paar wenige Daten eingeben und schon berechnet die Tabelle die Ergebnisse. Super effizient. Sie steigern die Effizienz vielleicht sogar auf ein Vielfaches, können einen ganzen Mitarbeiter einsparen. Beeindruckend!
“It is fundamentally the confusion between effectiveness and efficiency that stands between doing the right things and doing things right. There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.” (Peter Drucker)
Und jetzt stelle ich Ihnen die Effektivitätsfrage: Welchen Beitrag leistet die Erledigung dieser Aufgabe zur Zielerreichung? Eine Aufgabe, die Sie Ihren Zielen nicht näher bringt, muss – sofern es keine rechtliche Vorgabe gibt – entfernt werden. Eliminieren Sie diese Aufgaben konsequent. Nicht delegieren – Eliminieren!
Effektivität VOR Digitalisierung
Häufig zu beobachten ist, dass Aufgaben 1 zu 1 digitalisiert werden. Wenn Sie einen ineffektiven Prozess digitalisieren, haben Sie anschließend einen digitalisiert-ineffektiven Prozess. Also gilt auch hier: Fragen Sie zunächst, ob dieser Prozess oder diese Aufgabe nötig ist, damit Sie Ihre Ziele erreichen.