Sie führen ein Team, das an der Leistungsgrenze angekommen ist? Oder wollen Sie die vielen aus Kapazitätsgründen liegen gebliebenen Projekte anpacken und durchstarten? Dann zeige ich Ihnen hier die Aufgabeninventur, mit der Sie sich und Mitarbeiter entlasten und so durchschnittlich 40 Prozent Freiraum schaffen.
Wenn Sie und Ihr Team überlastet sind, ist das keine Ausnahme, sondern der Normalfall. Nicht zufällig steigen die Burnoutzahlen und psychische Erkrankungen nehmen zu (40 Prozent innerhalb von 10 Jahren lt. DAK-Report). Warum ist das so?
Warum sind Mitarbeitende überlastet? – Oft schleichen sich Aufgaben ein, die ursprünglich sinnvoll waren, deren Grund dann aber weggefallen ist. Aus Gewohnheit halten wir an diesen Aufgaben fest.
Ein weiterer Grund ist überzogenes Kontrollbedürfnis, weil Führung – nicht nur der direkte Vorgesetzte – zu wenig Vertrauen in die Mitarbeitenden hat. Gerade ausufernde Berichtspflichten sorgen für oft sinnlose Arbeit, die wertvolle Ressourcen bindet.
Ein wesentlicher, dritter Grund ist, dass die Ziele und die Vision des Verantwortungsbereiches nicht klar sind. Bei dieser Unklarheit können Mitarbeitenden und Vorgesetzte nicht Nein sagen. Wir wissen nicht, ob es vielleicht doch wichtig ist.
„Ich bin Controller.“ oder „Ich bin Leiter der Instandhaltung.“ – mit diesen Sätzen formulieren Stelleninhaber, wer sie sind. Sie identifizieren sich mit ihrer Funktion. Sie sind dieser oder jener Beruf. Das ist erst einmal sehr gut, führt aber bei der Aufgabeninventur möglicherweise zu einer Sinnkrise.
Wollen Sie Mitarbeiter entlasten und nehmen ihnen eine Aufgabe weg, nehmen Sie ihm auch ein Stück seiner Identität. Das erzeugt Widerstand. Identität ist immer stabiler als Verhalten.
Hier nenne ich nur ein paar wenige Gründe:
Zwei Grundprinzipien der Neurologischen Führung, die wesentlich zur Motivation, Mitarbeiterbindung und damit zum Erfolg Ihres Teams beitragen, sind treibende Kraft der Aufgabeninventur: Fokussierung und Sinnhaftigkeit
Oft geraten die eigentlichen Ziele und die Vision des Verantwortungsbereiches aus dem Blickfeld. Dann ist mal dieses und mal jenes wichtig. Die Energie verteilt sich auf zu viele Aspekte. Damit wird Prioritätensetzung schwierig, Mitarbeitende verlieren die Orientierung. Fokussierung und Konzentration auf das Wesentliche bündelt die Energie, um überdurchschnittliche Erfolge zu bewirken.
Mitarbeiter engagieren sich überdurchschnittlich, wenn diese überwiegend sinnerfüllte Aufgaben erledigen. Sie identifizieren sich mit solchen Aufgaben viel intensiver. Aufgaben, die sich eingeschlichen haben, die wir „schon immer so gemacht“ haben, denen fehlt oft dieser wahre Sinn. Diese Aufgaben systematisch auszusortieren schafft mehr Sinn, für den Mitarbeitende morgens aus dem Bett springen.
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Wie funktioniert die Aufgabeninventur? Hier eine kurze Darstellung:
Bei der Aufgabeninventur werden Sie auch auf Aufgaben stoßen, die der Netzwerkbildung oder Mitarbeiterführung dienen. Ein Mitarbeitergespräch zahlt nicht unmittelbar auf Ihre Ziele ein. Und dennoch ist Ihnen dieses Gespräch wichtig. Jemandem beim Aufräumen des Meetingraumes zu helfen, kann Mauern einreißen und Wege bahnen, die an anderer Stelle wichtig werden. Seien Sie also konsequent, aber nicht radikal.
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