Meeting-Wahnsinn beenden

Mit Ausnahme von Jour Fixe finden dennoch zahlreiche und oft ineffiziente Meetings statt. Man lädt eher mehr als weniger Teilnehmer ein und das Ziel des Meetings ist unklar. Falls Sie das ändern wollen, empfehle ich Ihnen sich für Ihre eigenen Meetings die nachfolgenden zwei Fragen zu stellen. Sobald Sie das etabliert haben, können Sie das auch für Meetings praktizieren, zu denen Sie eingeladen werden.

Was ist das Ergebnis des Meetings?

Stellen Sie sich (oder den Einladenden) konsequent die Frage, was das Ergebnis des Meetings ist. Was konkret ist, wenn das Meeting beendet ist? Vielleicht haben Sie eine gemeinsame Meinung oder eine Problemlösung oder eine vereinbarte Vorgehensweise oder … Was genau ist das Ergebnis? Seien Sie hier sehr klar und anspruchsvoll – akzeptieren Sie kein Wischi-Waschi als Antwort.

Üben Sie dies zunächst mit ihren eigenen Meetings. Denn wenn Sie diese Frage einem anderen Einladenden stellen, schauen Sie zunächst in irritierte Augen und müssen das erklären. Sie stellen fest, dass den meisten genau dieses Ergebnis nicht wirklich klar ist.

Erhalten Sie vom Einladenden auf die Ergebnisfrage keine Antwort, gehen Sie nicht hin – was etwas Mut braucht.

Ein Teilnehmer eines meiner Seminare probierte das aus und schon nach kurzer Zeit war für jedes Meeting, das er veranstaltete sehr klar, was das Ergebnis ist. Damit wurde jedes Meeting enorm effizient, weil alle auf dieses Ergebnis hinarbeiteten. Schon bald stellte er auch anderen Einladenden die Frage und nach anfänglicher Irritation passten diese ihre Einladung ebenfalls an. Er erfuhr mit jeder Einladung schon gleich das angestrebte Ergebnis..

Was ist mein Beitrag zum Ergebnis?

Die zweite, entscheidende Frage ist, was der Eingeladene zum Ergebnis beitragen soll. Dazu muss zunächst das Ergebnis klar definiert sein. Jetzt können Sie als Einladender Erwartungen an die Teilnehmer formulieren und stellen schnell fest, dass Sie mit deutlich weniger Teilnehmern auskommen. Möglicherweise fragen Sie potenzielle Teilnehmer auch zunächst, ob und was diese zum Ergebnis beitragen können und verzichten ggf. auf Einladungen.

Werden Sie selbst zum Meeting eingeladen, fragen Sie nach dem Ergebnis und dann nach der Erwartung an den eigenen Beitrag. Was genau ist mein Beitrag zum Ergebnis des Meetings? Wenn Sie dann diesen Beitrag gar nicht leisten können, sagen Sie ab. Vielleicht stellen Sie aber auch fest, dass einer Ihrer Mitarbeitenden sich in diesem Thema viel besser auskennt und Sie delegieren die Teilnahme an den Mitarbeiter.

So werden Meetings effizient

Stellen Sie immer – sich selbst oder dem Einladenden – die beiden Fragen:

• Was ist das konkrete Ergebnis des Meetings?
• Was ist mein konkreter Beitrag zum Ergebnis des Meetings?

Seien Sie bei den Antworten unbedingt anspruchsvoll. Denn jetzt nehmen erheblich weniger Teilnehmer teil. Die eingeladenen Teilnehmer leisten echte Beiträge, sie sind deutlich besser vorbereitet. Und alle streben auf das Ergebnis hin – nicht selten halbieren sich die Meetingzeiten dadurch.

Im Übrigen: Jetzt arbeiten Sie weniger im und mehr am Verantwortungsbereich.