Meilensteine von der Zukunft her

Bei größeren Projekten ist es üblich, Milestones zu definieren. Diese würde ich rückwärts von der Zukunft her planen. Was müsste also als letztes erreicht werden, bevor das große End-Ergebnis erreicht ist? Was müsste davor sein und was davor und so weiter? Für Milestones empfehle ich eher kürzere Zeiträume als längere. Bei größeren Projekten könnten das vielleicht Monate oder Quartale sein.

Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitenden über die Milestones sprechen, sorgen sie dafür, dass das Endergebnis immer präsent ist. Und fragen Sie sich und Ihre Mitarbeitenden, welche Beiträge der einzelne Milestone für das Gesamtergebnis liefert.

Ziele und Aufgaben

Schließlich planen Sie die Ziele und Aufgaben von den Milestones her. Und auch hier empfehle ich die Milestones (und das Gesamtergebnis) als Ausgangspunkt der Überlegungen zu nehmen. Sie halten damit Ihre Mitarbeitenden einerseits auf Kurs. Andererseits tauchen kaum Überlegungen zu Problemen auf. 

Wäre der Milestone Wissensdatenbank installiert, wäre das Ziel davor „Abnahme der Software“, davor „Installation der Software“ und davor „Vertrag mit dem Software-Lieferanten“. Sie planen also hier rückwärts. Sie verhindern damit auch, dass viele Ideen, Aufgaben und Ziele auftauchen, die vielleicht auch ganz interessant sein könnten, aber nicht zieldienlich für den Milestone und das Gesamtergebnis sind.

Von der Zukunft her führen dient der Fokussierung

Wie oft verzetteln wir uns in unseren Aufgaben? Man könnte noch dies oder jenes tun. Eine Kollegin bittet uns um Unterstützung, unser Chef will auch noch was Spezielles und unter all diesen – nicht unwichtigen! – Zusatzaufgaben leidet das eigentliche Ziel.

Rückwärts, vom Ziel her zu planen, stellt immer wieder das Ergebnis ins Zentrum. Sobald das den Mitarbeitern wirklich klar ist, können Sie eigentlich loslassen. Jeder kann zu jeder Zeit selbst überprüfen, ob das, was er gerade tut, dem Ziel dient. Jeder Mitarbeitende ist in der Lage, seine eigene Arbeit zu kontrollieren und findet in dieser Arbeit auch einen tiefen Sinn. Und jeder findet in der Erinnerung an den Endzustand wieder neue Motivation.

Im oben angerissenen Fall aus meinem Seminar habe ich empfohlen, den Zielzustand zu beschreiben und ihm eine emotional aufgeladene Vision zu geben. Nach einigen Überlegungen ergab sich ein Entwurf „Einfache Kommunikation an einem Ort“. Es wird also einfacher, man muss nicht mehr in verschiedenen Quellen suchen, hat alles an einem Ort. Man wird auch nicht mehr zugemüllt, sondern holt sich die Informationen dann, wenn man sie braucht. Arbeit wird stressfreier. Schon am Gesicht der Teilnehmer konnte ich sehen, dass da viel mehr Energie drin ist, als bei Einführung einer neuen Software.