Haben Sie Mitarbeiter, die sich selbst nicht gut gesteuert bekommen und deren Zeitmanagement sehr zu wünschen übrig lässt? Ständig werden Deadlines versäumt oder To-Dos nicht erledigt. Und vielleicht betrifft das ja nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern sogar Sie selbst. Ich zeige Ihnen drei Gründe, woran das liegen könnte und wie Sie das ändern können.
Die meisten Zeitmanagement-Tools sorgen für hohe Effizienz, wenn Sie richtig angewendet werden. Und das kann man lernen – sogar außerhalb von Seminaren und Coachings. Ich selbst habe gutes Zeitmanagement mit einem Arbeitsbuch von Lothar Seiwert gelernt und sehr erfolgreich praktiziert. Wenn es dann aber doch nicht funktioniert, dann ist es nicht das Tool, sondern der Anwender – schmerzlich, aber wahr.
Die dauerhafte Anwendung von Zeitmanagement-Tools erfordert konsequentes Handeln und Disziplin. Setzen Sie sich jeden Abend 15 Minuten hin, schauen Sie sich Ihre Ziele an und planen Sie auf dieser Basis Ihren Folgetag. Entweder tun Sie das bereits oder Sie werden daran verzweifeln.
Wenn Sie es bereits praktizieren, ist es Ihre Gewohnheit geworden. Falls noch nicht, müssen Sie eine neue Gewohnheit entwickeln. Dazu braucht es Disziplin und Willenskraft.
Damit es leichter wird oder überhaupt gelingt, brauchen Sie die richtige Denk- und Motivationsstrategie. Viele klassische Tools aus dem Zeitmanagement sind sehr gut geeignet für prozedural und anstrebend motivierte Menschen.
Führen Sie eine To-Do-Liste, wird Ihnen das sehr leicht gelingen, wenn Sie prozedural denken. Sie denken dann in Prozessschritten. Und der Prozess ist, die Ziele in Milestones, diese in Aufgaben und ggf. Unteraufgaben herunterzubrechen und systematisch abzuarbeiten. Jetzt funktioniert die To-Do-Liste perfekt. Wenn Sie aber optional motiviert sind, werden Sie entlang dieses Planungsprozesses viele Alternativen und Möglichkeiten finden, die auch interessant oder dringend sind. Sie würden auch Ihre To-Do-Liste heute mit Klebezetteln, morgen mit einer Kladde und übermorgen mit einer entsprechenden App zu führen.
Hier hilft es, die eigene Strategie zu erkennen und zu aktzeptieren. Außerdem hilft, kurze feste Planungsroutinen in den Tag zu integrieren.
Menschen sind eher anstrebend oder eher vermeidend motiviert. Sie schreiben Ihre Ziele auf und brechen diese in Milestones und Aufgaben herunter? Für den anstrebenden Menschen beine super Sache. Dem vermeidend motivierten fehlt aber das Problem, das ihn motivieren würde, um Ziele zu erreichen. Er versteht die Ziele zwar, ist aber wenig motiviert, diese Ziele zu erreichen.
Falls Sie eher einer vermeidenden Denk- und Motivationsstrategie folgen, kann helfen, dass Sie sich Konsequenzen bewusst werden, ihre Ziele nicht zu erreichen. Je nach Stärke Ihrer Strategie sollten Sie hier eher katastrophieren, um den nötigen Motivationsimpuls zu setzen.
Leadership Training
SelfCare ManagementSie führen Mitarbeitende, Projekte oder ganze Bereiche – doch wer führt eigentlich Sie? – Wenn Troubleshooting, Termine, Postfach, Chat und die Erwartungen anderer Ihren Führungsalltag bestimmen, wird aus Führung irgendwann nur noch Funktionieren. In diesem Leadership-Training gewinnen Sie die Führung über Ihren eigenen Alltag zurück – aus Drehzahl entsteht wieder mehr Drehmoment.
Noch eine Denk- und Motivationsstrategie sollte beachtet werden, die Konformität der Motivation. Menschen sind gehorsam oder renitent.
Gehorsame Menschen schreiben To-Do-Listen und halten sich dran. Sie sind aber in Führungspositionen nicht die optimale Besetzung, da sie zu Ja-Sagern werden. Renitente Führungskräfte sind gut, weil Sie die Dinge hinterfragen und eine Jetzt-Erst-Recht-Mentalität haben. Für To-Do-Listen ist das aber extrem schädlich. Denn sie sind meist auch renitent gegen sich selbst und die eigenen Aufgabenlisten.
Hier kann helfen, die eigenen To-Do-Listen bzw. deren Erledigung regelmäßig sich selbst in Frage zu stellen. Bei mir bewirkt das Wunder, seit dem ich es weiß.
Kennen Sie Ihre Denk- und Motivationsstrategien? Für ein hoch effektives Zeitmanagement ist es erstens hilfreich, die eigenen Denk- und Motivationsstrategien zu kennen. Sie können diese zum Beispiel in meinem Online-Kurs Neurologische Denk- und Motivationsstrategien lernen. Danach müssten Sie schauen, ob die von Ihnen gewählten Tools zu den Strategien passen. Beispielsweise ist ein Kanban-Board besser für optional motivierte Menschen geeignet. Darüber sprechen wir auch ausführlich in meinem Leadership Training SelfCare Management. Alternativ begleite ich auch Sie oder Ihre Mitarbeiter im Coaching in diesem Thema.
Haben Sie Mitarbeiter, die mit dem Zeitmanagement immer wieder Schwierigkeiten haben, dann bringen Sie ihnen die Neurologischen Denk- und Motivationsstrategien bei und überlegen Sie mit ihnen gemeinsam, welche Zeitmanagement-Tools besser passen.
Gerne begleite ich Sie oder Ihre Mitarbeiter hin zu gehirngerechtem Zeitmanagement. Dies erhöht schnell die Effektivität und Effizienz, reduziert gleichzeitig den Frust bei allen Beteiligten. Werden die Denk- und Motivationsstrategien nicht berücksichtigt, bleiben Mitarbeiter deutlich hinter den Erwartungen zurück, werden möglicherweise sogar krank.
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