Wenn Ihr Auto morgens nicht anspringen würde, was wäre das Nächste, was Sie tun? Wagen waschen oder innen aussaugen? Den Reifendruck kontrollieren? – Vermutlich würden Sie schauen, ob die Batterie geladen oder der Tank ausreichend befüllt ist.
Effektivität stellt die Frage, was zu tun ist. Damit ist auch die Frage verbunden, was nicht (mehr) zu tun ist. Tatsächlich sammeln sich im Laufe der Zeit eine Menge Aufgaben an, die einfach fortgeführt werden, obwohl sie unsinnig oder längst überholt sind oder auf keines der angestrebten Ziele einzahlt.
Ich erinnere mich an eine Statistik, die ich konzernintern zu erstellen hatte, als wir in Kurzarbeit waren. Tagtäglich hatte ich recht umfangreich die ausgefallenen Arbeitszeiten an eine übergeordnete Konzerneinheit zu melden. Das war sehr aufwändig und musste von Hand erstellt werden. Eines Morgens vergaß ich, diese Statistik abzugeben – und prompt: Es passierte nichts. Auch nicht am nächsten Tag. Also vergaß ich den statistischen Bericht. Bis heute hat sich niemand danach erkundigt. Das, was so unglaublich wichtig war und „von oben“ angefragt, interessierte Niemanden wirklich.
Effizienz stellt die Frage, wie eine Aufgabe mit möglichst wenig Aufwand erledigt wird. Reduzierung, Automatisierung und Digitalisierung sind ein paar Methoden und Werkzeuge, die Effizienz erzeugen.
Kennen Sie sogenannte Übersprungshandlungen? Sie müssen eigentlich etwas ganz dringend erledigen, alles in Ihnen sträubt sich aber dagegen. Jetzt räumen Sie als erstes Ihr Büro auf, legen angesammelte Dokumente ab, sortieren die Dateiablage auf dem Server oder mähen den Rasen. Man kann Ihnen Faulheit nicht vorwerfen. Und würde man Sie beobachten, wäre man vielleicht sogar ob Ihres Fleißes tief beeindruckt.
Hier geht es aber noch ein wenig weiter: Sie haben eine Aufgabe und Sie überlegen, wie Sie diese möglichst effizient erledigen können. Vielleicht schreiben Sie eine geniale Excel-Tabelle mit Verknüpfungen, Importen und kompliziertesten Berechnungen. Jetzt brauchen Sie nur ein paar wenige Daten eingeben und schon berechnet die Tabelle die Ergebnisse. Super effizient. Sie steigern die Effizienz vielleicht sogar auf ein Vielfaches, können einen ganzen Mitarbeiter einsparen. Beeindruckend!
“It is fundamentally the confusion between effectiveness and efficiency that stands between doing the right things and doing things right. There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.” (Peter Drucker)
Und jetzt stelle ich Ihnen die Effektivitätsfrage: Welchen Beitrag leistet die Erledigung dieser Aufgabe zur Zielerreichung? Eine Aufgabe, die Sie Ihren Zielen nicht näher bringt, muss – sofern es keine rechtliche Vorgabe gibt – entfernt werden. Eliminieren Sie diese Aufgaben konsequent. Nicht delegieren – Eliminieren!
Häufig zu beobachten ist, dass Aufgaben 1 zu 1 digitalisiert werden. Wenn Sie einen ineffektiven Prozess digitalisieren, haben Sie anschließend einen digitalisiert-ineffektiven Prozess. Also gilt auch hier: Fragen Sie zunächst, ob dieser Prozess oder diese Aufgabe nötig ist, damit Sie Ihre Ziele erreichen.
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Da sagt ein Mitarbeiter: „Das ist eine total besch… Aufgabe, die nervt jedesmal. Aber ich muss das machen, weil mein Chef das unbedingt so haben will.“ – Richtig, es kann sein, dass Ihr Mitarbeiter zu dumm ist, zu verstehen, wie wichtig diese Aufgabe ist. Es kann aber auch sein, dass eine Aufgabe delegiert wird, damit man sich damit nicht mehr beschäftigen muss. Jetzt ist der Mitarbeiter beschäftigt und kommt nicht auf dumme Gedanken.
Ineffektive Aufgaben bewirken niemals Motivation. Ein Grund mehr, ineffektive Aufgaben konsequent zu eliminieren. Jetzt wäre Zeit, ein paar andere Dinge gründlicher zu erledigen, die Ziele höher zu setzen oder sich um die Themen zu kümmern, die ganz unten in Ihrer Schublade liegen: Man müsste eigentlich mal …
Haben Sie Mut, die Effektivitätsfrage zu priorisieren. Ein hoch wirksames Instrument ist übrigens die Aufgabeninventur.
New Work stellt die zentrale Frage, was der Mitarbeiter wirklich, wirklich tun will. Ineffektive Aufgaben gehören nicht dazu. Und glauben Sie nicht, Ihr Mitarbeiter merkt das nicht. Also: Bereiten Sie New Work vor, in dem Sie noch heute beginnen ineffektive Aufgaben und Prozesse über Bord zu werfen.
Wenn Sie Aufgaben, die nicht wirksam zur Zielerreichung beitragen, konsequent eliminieren, werden Ihre Mitarbeiter – und Sie selbst – aufblühen. Wir glauben in unserer Kultur immer noch, dass man fleißig sein muss, um erfolgreich zu sein und große Ziele zu erreichen. Doch die Wahrheit ist: Sie müssen das Richtige tun. Und das Richtige hat Sinn und motiviert die Mitarbeiter.
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