Kennen Sie das? Sie hassten von einem Meeting zum nächsten, die eigentliche Arbeit bleibt liegen, verschiebt sich in die Abendstunden oder auf das Wochenende. Ihre Gesundheit leidet, die Erholung und das soziale Miteinander treten kürzer. Muss das sein? In diesem Beitrag zeige ich Ihnen eine Möglichkeit, effiziente Meetings durchzuführen und den Meeting-Wahnsinn zu beenden.
Es gibt kaum Führungskräfte, die sich nicht über die vielen, oft end-, sinn- und erfolglosen Meetings beklagen. Der Kalender ist oft brechend voll und die Pandemie verschärft das noch. Die Digitalisierung sorgt dafür, dass Sie in wenigen Sekunden ein neues Meeting eingestellt haben und dazu die (vermeintlich) richtigen und wichtigen KollegInnen und MitarbeiterInnen eingeladen sind. Meist können die Eingeladenen nicht feststellen, ob das Meeting wichtig ist. Also nehmen sie teil.
Aber auch in der Zeit vor Corona war die Arbeitszeit mit zahllosen Meetings gefüllt. In meinen Seminaren beklagen sich Führungskräfte darüber – aber irgendwie tut auch keiner etwas dagegen. In meinem eTraining LIVE “Remote Leadership” gehe ich auf dieses Phänomen ein und zeige eine Lösungsmöglichkeit. Hier zeige ich Ihnen, was Sie tun können. Dazu gibt es ein tolles Beispiel von einem meiner TeilnehmerInnen.
Sichtbarkeit vs. Effiziente Meetings
Zunächst sollten wir die Frage stellen, wozu das Meeting dient. Da erinnere ich mich an meine ThyssenKrupp-Zeit. Auch ich war zu vielen Meetings eingeladen. Eines dieser Meetings war das Jour Fixe am Montagmorgen. Da waren die Führungkräfte der Zentrale eingeladen – ich auch. Und zwei oder drei eben nicht. Und es gab auch noch das monatliche Jour Fixe mit ausgewählten Führungskräften der Zentrale und den Standort-Verantwortlichen – und mich. Zu diesem Meeting-Kreis zu gehören, hat mein Ego gestreichelt.
Die Ergebnisse ließen in beiden Fällen sehr zu wünschen übrig. Und die meisten TeilnehmerInnen erledigten ihre Korrespondenz, lasen irgendetwas online oder recherchierten ihr nächstes Urlaubsziel (kein Scherz!).
Mal Hand aufs Herz: Was gibt es Dir, bei bestimmten und bei möglichst vielen Meetings dabei zu sein? – Sehen und gesehen werden. Wir alle wollen bedeutsam sein. Und es streichelt das Ego, wenn man dabei ist. Und ich weiß von KollegInnen, wie sehr es schmerzt, nicht eingeladen zu sein.
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Effiziente Meetings zeichnen sich durch ein paar wenige, aber wesentliche Faktoren aus. Fehlen diese, werden Arbeitszeit und damit Ressourcen und Kosten verschwendet. Da New Work sich mehr und mehr vom individuellen Ego trennt, sollten wir spätestens jetzt zu effizienten Meetings zurückkehren.
Effiziente Meetings planen – Zwei entscheidende Fragen
Vom Ego einmal abgesehen, sind es nur zwei Fragen, die Sie zukünftig dazu bringen, nur noch effiziente Meetings durchzuführen.
Erste Frage für effiziente Meetings
Die erste Frage lautet: Was ist das Ergebnis des Meetings? – Und diese Frage meine ich wörtlich. Hier geht es nicht darum, was zu besprechen ist oder was das Problem ist, sondern was das Ergebnis ist.
Einige negative Beispiele:
Besprechung der monatlichen Kennzahlen.
Diskussion des Projektstandes.
Information über das neue …-Gesetz.
Positive Beispiele:
Wir haben eine Entscheidung zu … getroffen.
Wir haben den nächsten Projektschritt … definiert.
Wir haben eine neue Nomenklatur festgelegt.
Wir haben 10 verschiedene Vorgesehensweisen entwickelt.
Wir haben das Kundengespräch … vorbereitet.
Genauso, wie es beim Delegieren von Aufgaben oder der Zielvereinbarung gehen muss, muss es auch in der inhaltlichen Frage von effizienten Meetings gehen: Ergebnisorientierung.
Vielleicht werden Sie sagen: Das machen wir doch schon genau so. Falls das wirklich so ist: Danke und toll! Machen Sie weiter so. Schauen Sie aber bitte sehr genau hin. Wenn diese Frage nicht mit einem glasklaren Ergebnis beantwortet ist, funktioniert nämlich der nächste Schritt nicht.
Zweite Frage für Effiziente Meetings
Sobald das Ergebnis definiert ist, stellen Sie die Frage, welche drei bis fünf Menschen wirksam dazu beitragen können, das Ergebnis sicherzustellen. Hier plädiere ich eher für drei als für fünf, und schon gar nicht für mehr. Das gilt auch und vor allem bei virtuellen oder hybriden Meetings.
Schauen Sie hier bitte auch wieder genau hin. Oft ist das nämlich nicht der Chef oder Chef-Chef, sondern dessen MitarbeiterIn. Alle, die nicht wirksam beitragen können, stellen dumme Fragen und blockieren den Fortschritt. Außerdem kann man in einer Gruppe von mehr als drei bis fünf TeilnehmerInnen nicht effizient arbeiten. Viele verstecken sich in der Masse.
Effiziente Meetings, zu denen Sie eingeladen werden.
Hier kommt jetzt der Teilnehmer aus meinem Training zu Wort, der zu einem maximalen Change im ganzen Unternehmen beigetragen hat – ohne dass das seine Absicht war.
Nach der oben beschriebenen Methode hinterfragte er bei nahezu allen Meetings, welches Ergebnis der Einladende von diesem Meeting erwartet. In den allermeisten Fällen konnte das nicht gesagt werden. Daraufhin lehnte er seine Teilnahme ab.
Was war der Nebeneffekt? Die Einladenden im ganzen Unternehmen änderten ihr Meeting-Verhalten. Zunehmend bekam er nur noch Einladungen, in denen das Ergebnis des Meetings definiert war. Diese Führungskraft hat im Unternehmen einen ungeheueren Meeting-Shift erzeugt.
Zu diesem Shift trug auch die zweite Frage bei: Was erwartest Du von mir bezogen auf dieses Ergebnis? Was soll mein Beitrag sein? – So konnte er sich ganz gezielt vorbereiten. Außerdem lehnte er auch hier verschiedene Einladungen ab, weil er keinen Beitrag leisten konnte – oder er entsandte eine/n seiner MitarbeiterInnen, weil die viel mehr Expertise einbringen konnten. Auch das setzte sich im Unternehmen rasent schnell durch. Mein Teilnehmer spart seit dem ca. 50 Prozent seiner Wochenarbeitszeit.
So jetzt sind Sie dran. Wenn Sie Führungskraft sind, werden Sie das jetzt in Ihren Führungsalltag übertragen. Haben Sie Mut dazu – auch das ist eine elementare Führungskompetenz. Und im Angesicht von Personal- und Fachkräftemangel sollten ab sofort nur noch effiziente Meetings stattfinden. Machen Sie den Anfang – setzen Sie ein Zeichen.
Weitere Fragen und Tipps für effiziente Meetings:
Wieviel Zeit benötigen Sie für das Meeting?
Kennen Sie das Parkinsonsche Gesetz? Danach breitet sich Arbeit so weit aus, wie Zeit zur Verfügung steht. Deshalb meine persönliche Empfehlung: Setzen Sie immer einen eher kürzeren Zeitrahmen fest und halten Sie sich daran. Das führt dazu, dass sich die Teilnehmenden stärker disziplinieren. Und: Meetings mit offener Ideensuche brauchen ein offenes Ende. Ich würde diese dann in den (späteren) Nachmittag legen.
Wann ist die beste Tageszeit für das Meeting?
Unser Biorhythmus hat Höhen und Tiefen. Für konzentrierte Arbeit empfehle ich eher den späten Vormittag. Bei den meisten Menschen ist da die Leistungskurve am höchsten. Nach dem Mittagessen (in der Schnitzel-Katalepsie) fehlt dem Gehirn das Blut, um Höchstleistungen zu erbringen.
Effiziente Meetings im Stehen
Falls Sie es noch nicht ausprobiert haben: Führen Sie mal ein Meeting im Stehen durch. Zumindest die Büroarbeiter sitzen lieber, als dass sie stehen. Damit werden Meetings automatisch kürzer: In einem mir bekannten Fall von zwei bis drei Stunden auf in der Regel weniger als 20 Minuten.
Haben Sie weitere Ideen für effiziente Meetings? Dann teilen Sie sie gerne unten in den Kommentaren.
Arbeitsblatt: Effiziente Meetings planen
Dieses Arbeitsblatt kann Ihnen helfen, effiziente Meetings zu planen. Nutzen Sie es gerade in der Anfangszeit, damit Sie sich in dieser neuen Denkweise trainieren. Seien Sie bei Ihren Meetings zukünftig deutlich anspruchsvoller.
Leiten Sie diesen Beitrag gerne an KollegInnen und die Personalabteilung weiter. Damit könnten andere Führungskräfte auch davon profitieren.
Haben Sie Fragen?
Schreiben Sie Ihre Frage gerne unten in die Kommentare. Oder:
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Zunächst sollten wir die Frage stellen, wozu das Meeting dient. Da erinnere ich mich an meine 
Zweite Frage für Effiziente Meetings
